Co to jest cena ewidencyjna?

Cena ewidencyjna to wartość przyjęta przez przedsiębiorstwo do wyceny materiałów, towarów lub produktów na dzień ich nabycia albo wytworzenia, zamiast stosowania rzeczywistej ceny zakupu lub kosztu wytworzenia. Rozwiązanie to znacząco ułatwia bieżącą ewidencję magazynową, ponieważ pozwala księgować przychody i rozchody zapasów bez konieczności ustalania dokładnej wartości każdej pojedynczej dostawy. Stosowanie cen ewidencyjnych przewiduje ustawa o rachunkowości, dlatego jest to rozwiązanie w pełni legalne i szeroko wykorzystywane w praktyce gospodarczej.

Jak zdefiniować cenę ewidencyjną?

Cena ewidencyjna jest to cena danej pozycji asortymentu w jej podstawowej jednostce miary, przyjęta do celów księgowych, planowania oraz kontroli zapasów. W przeciwieństwie do ceny nabycia czy ceny zakupu, wartość ta ma charakter umowny i nie musi w każdym momencie odzwierciedlać faktycznego kosztu poniesionego przez firmę.

• ustawa o rachunkowości pozwala ujmować w księgach składniki rzeczowych aktywów obrotowych w cenach przyjętych do ewidencji, z uwzględnieniem różnic między tymi cenami a rzeczywistymi cenami nabycia, zakupu lub kosztami wytworzenia.
• cena ewidencyjna może zostać ustalona na podstawie ceny nabycia, ceny zakupu, kosztu wytworzenia, wartości nominalnej, ceny sprzedaży netto, ceny sprzedaży brutto, wartości rynkowej lub innej wartości godziwej.
• rozwiązanie to stosuje się głównie do wyceny materiałów, towarów oraz produktów gotowych znajdujących się w magazynie.

Warto podkreślić, że stosowanie cen ewidencyjnych nie zwalnia jednostki z obowiązku prawidłowej wyceny zapasów na dzień bilansowy – w tym momencie posiadane materiały i towary muszą zostać wycenione w cenach nabycia lub kosztach wytworzenia, nie wyższych od cen ich sprzedaży netto.

Jakie rodzaje cen ewidencyjnych wyróżniamy?

W praktyce księgowej funkcjonują dwa podstawowe rodzaje cen ewidencyjnych, różniące się stopniem zmienności w czasie.

• zmienna cena ewidencyjna, zwana również rzeczywistą – odpowiada bieżącej cenie zakupu lub nabycia, aktualnej na moment przyjęcia danej partii towaru do magazynu.
• stała cena ewidencyjna, nazywana także ceną planowaną lub przewidywaną – pozostaje niezmienna w ciągu ustalonego okresu, na przykład miesiąca, kwartału lub całego roku obrotowego.

Stałe ceny ewidencyjne ustala się najczęściej na poziomie przeciętnych cen zakupu, planowanego kosztu wytworzenia lub przewidywanej ceny sprzedaży netto albo brutto. Wybór konkretnego poziomu zależy od rodzaju składnika majątku oraz przyjętej przez jednostkę polityki rachunkowości.

Jak ustala się poziom ceny ewidencyjnej?

Ustalenie właściwego poziomu ceny ewidencyjnej wymaga analizy dotychczasowych danych zakupowych oraz przewidywań co do przyszłych kosztów. W praktyce stosuje się kilka podejść, w zależności od rodzaju wycenianego składnika.

• dla materiałów najczęściej przyjmuje się przeciętną cenę nabycia lub zakupu z poprzednich okresów.
• dla produktów gotowych podstawą jest zwykle planowany koszt wytworzenia, ustalany na etapie kalkulacji kosztów produkcji.
• dla towarów handlowych stosuje się przewidywaną cenę sprzedaży netto lub brutto, obejmującą cenę zakupu powiększoną o planowaną marżę oraz, w przypadku ceny brutto, podatek od towarów i usług.
• cenę ewidencyjną można wyliczyć metodą „w stu” lub metodą „od sta”, w zależności od sposobu ujęcia marży i podatku w kalkulacji.

Ustalony poziom ceny ewidencyjnej powinien pozostawać niezmienny przez cały przyjęty okres, co pozwala zachować porównywalność danych i uprościć rozliczenia magazynowe w kolejnych miesiącach.

Czym są odchylenia od cen ewidencyjnych?

Ponieważ stała cena ewidencyjna z definicji różni się od rzeczywistej ceny zakupu lub kosztu wytworzenia, w księgach rachunkowych powstają odchylenia, które trzeba systematycznie rozliczać.

• odchylenie dodatnie powstaje, gdy rzeczywista cena zakupu jest wyższa od przyjętej ceny ewidencyjnej.
• odchylenie ujemne występuje, gdy rzeczywista cena zakupu jest niższa od ceny ewidencyjnej.
• odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów i towarów ewidencjonuje się na odrębnym koncie księgowym, dedykowanym właśnie tej kategorii rozliczeń.
• na koniec okresu sprawozdawczego odchylenia rozlicza się proporcjonalnie do wartości rozchodu oraz stanu zapasów pozostających w magazynie.

Prawidłowe rozliczenie odchyleń ma istotne znaczenie dla wiarygodności sprawozdania finansowego, ponieważ pozwala doprowadzić wartość zapasów wykazanych w księgach do poziomu zbliżonego do ich rzeczywistego kosztu nabycia lub wytworzenia.

Jakie korzyści daje stosowanie cen ewidencyjnych?

Wprowadzenie stałych cen ewidencyjnych przynosi przedsiębiorstwu wymierne korzyści organizacyjne, szczególnie w firmach o dużej rotacji zapasów i licznych dostawach realizowanych po zmiennych cenach.

• upraszcza bieżącą ewidencję przychodów i rozchodów materiałów oraz towarów, eliminując potrzebę ustalania rzeczywistej ceny każdej pojedynczej dostawy.
• przyspiesza pracę magazynu i księgowości, ponieważ operacje można księgować od razu po stałej, znanej wcześniej wartości.
• ułatwia planowanie i kontrolę kosztów, dając stabilny punkt odniesienia niezależny od bieżących wahań cen rynkowych.
• pozwala na łatwiejsze porównywanie danych w czasie, ponieważ zmiany w wartości zapasów nie są zakłócane przez wahania cen zakupu poszczególnych partii towaru.