Bon podarunkowy a faktura – zapłata bonem towarowym księgowanie

Bony podarunkowe, karty upominkowe i vouchery to powszechnie stosowane instrumenty w relacjach z klientami i kontrahentami. Mimo swojej prostoty z perspektywy użytkownika końcowego, ich rozliczenie podatkowe i księgowe bywa skomplikowane – szczególnie że przepisy rozróżniają kilka rodzajów bonów, a moment powstania obowiązku podatkowego jest dla każdego z nich inny. Błędne zakwalifikowanie bonu może skutkować nieprawidłowym rozliczeniem VAT i podatku dochodowego.

Czym jest bon w rozumieniu przepisów podatkowych?

Od 1 stycznia 2019 roku ustawa o podatku od towarów i usług zawiera odrębne przepisy regulujące opodatkowanie bonów. Zgodnie z nimi bon to instrument, z którym wiąże się obowiązek jego przyjęcia jako wynagrodzenia lub części wynagrodzenia za dostawę towarów lub świadczenie usług. W praktyce pojęcie to obejmuje papierowe i elektroniczne karty podarunkowe, vouchery na usługi oraz bony towarowe – bez względu na formę fizyczną lub elektroniczną.

Najważniejszym podziałem, który determinuje sposób opodatkowania, jest rozróżnienie na bon jednego przeznaczenia (SPV) i bon różnego przeznaczenia (MPV). Błędne zakwalifikowanie bonu do jednej z tych kategorii to najczęstszy błąd popełniany przy ich rozliczaniu.

Bon jednego przeznaczenia (SPV) – zasady opodatkowania

Bon jednego przeznaczenia (z ang. Single Purpose Voucher – SPV) to bon, przy którego emisji znane są już: miejsce dostawy towarów lub świadczenia usług oraz stawka VAT należna z tytułu jego realizacji. Innymi słowy – w momencie sprzedaży bonu wiadomo dokładnie, co i z jaką stawką VAT zostanie za niego wydane.

Przykłady bonów SPV:

• bon uprawniający wyłącznie do zakupu artykułów spożywczych objętych stawką 5% VAT
• voucher na konkretną usługę masażu w salonie – stawka VAT i miejsce świadczenia są z góry znane
• bon do wybranej restauracji, która stosuje jednolitą stawkę VAT na wszystkie dania

Przy bonach SPV obowiązek podatkowy w VAT powstaje w momencie emisji (sprzedaży) bonu – tak jakby w tym momencie doszło do faktycznej dostawy towaru lub świadczenia usługi. Późniejsza realizacja bonu przez klienta nie jest już odrębnym zdarzeniem podatkowym. Emitent bonu SPV jest więc zobowiązany do wykazania VAT i ujęcia przychodu już przy sprzedaży bonu, nie przy jego realizacji.

Bon różnego przeznaczenia (MPV) – zasady opodatkowania

Bon różnego przeznaczenia (z ang. Multi Purpose Voucher – MPV) to bon, przy którego emisji nie są znane stawka VAT lub miejsce dostawy towarów i świadczenia usług. Klient może wymienić taki bon na różne towary lub usługi objęte różnymi stawkami podatkowymi.

Przykłady bonów MPV:

• karta podarunkowa do sklepu z szerokim asortymentem – odzież (23% VAT), żywność (5% VAT), książki (5% VAT)
• bon do centrum handlowego możliwy do realizacji w wielu różnych sklepach
• karta upominkowa do platformy sprzedażowej bez ograniczenia kategorii produktów

Przy bonach MPV sam transfer (sprzedaż) bonu nie podlega opodatkowaniu VAT. Obowiązek podatkowy powstaje dopiero w momencie faktycznej realizacji bonu – wydania towaru lub wykonania usługi. Jeśli bon nie zostanie nigdy zrealizowany, niewykorzystana część nie podlega opodatkowaniu VAT, ponieważ nie doszło do dostawy towaru ani świadczenia usługi.

Dokumentowanie sprzedaży bonów – jak wystawić fakturę?

Zasady dokumentowania transakcji bonami różnią się w zależności od ich rodzaju i są źródłem wielu praktycznych wątpliwości.

Dokumentowanie bonów SPV:

• sprzedaż bonu SPV dokumentuje się fakturą VAT wystawioną w momencie emisji bonu – z właściwą stawką VAT
• późniejsza realizacja bonu przez klienta nie jest dokumentowana odrębną fakturą ani paragonem – zdarzenie podatkowe miało już miejsce przy sprzedaży
• jeśli bony SPV są sprzedawane przez pośrednika (dystrybutora), każdy kolejny transfer bonu traktowany jest jako odrębna dostawa podlegająca VAT

Dokumentowanie bonów MPV:

• sama sprzedaż bonu MPV nie jest dokumentowana fakturą VAT ani paragonem fiskalnym – nie powstaje wówczas obowiązek podatkowy
• sprzedaż bonu MPV można udokumentować notą obciążeniową lub wewnętrznym dowodem księgowym
• w momencie realizacji bonu MPV (wymiany na towar lub usługę) wystawia się fakturę lub paragon fiskalny – dopiero wtedy ujmuje się transakcję w rejestrze VAT

Bon towarowy jako zapłata za fakturę – jak to zaksięgować?

Sytuacja, w której kontrahent reguluje należność wynikającą z faktury przy użyciu bonu towarowego, wymaga odpowiedniego ujęcia w księgach. Bon stanowi wówczas substytut pieniądza – jest formą zapłaty, nie towarem ani usługą. Sam fakt zapłaty bonem nie zmienia wysokości podstawy opodatkowania VAT na fakturze ani nie daje podstaw do wystawienia korekty faktury.

Schemat księgowania zapłaty bonem towarowym u sprzedawcy (wierzyciela):

• wystawiona faktura sprzedaży trafia standardowo na konto rozrachunków z odbiorcami (Wn – Rozrachunki z odbiorcami, Ma – Przychody ze sprzedaży i VAT należny)
• otrzymanie bonu jako formy zapłaty: Wn – Rozliczenie bonów (lub konto pośrednie środków pieniężnych), Ma – Rozrachunki z odbiorcami
• realizacja bonu – wydanie towaru lub wykonanie usługi w zamian za bon: Wn – Rozliczenie bonów, Ma – Przychody ze sprzedaży i VAT należny (jeśli bon MPV) lub brak dodatkowego wpisu (jeśli bon SPV rozliczony przy emisji)

Schemat księgowania u nabywcy (dłużnika) płacącego bonem:

• zakup bonu: Wn – Rozliczenie bonów, Ma – Kasa lub Rachunek bankowy
• przekazanie bonu jako zapłaty za fakturę: Wn – Rozrachunki z dostawcami, Ma – Rozliczenie bonów

Bon podarunkowy a koszty uzyskania przychodu

Przekazanie bonów podarunkowych kontrahentom lub pracownikom rodzi pytanie o możliwość zaliczenia tego wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Organy podatkowe co do zasady dopuszczają taką możliwość, jeśli spełnione są łącznie 2 warunki: wydatek jest poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania jego źródła oraz nie nosi znamion reprezentacji.

Bony przekazywane pracownikom jako element polityki motywacyjnej lub wynagrodzenia pozapłacowego są co do zasady kosztem uzyskania przychodu dla pracodawcy. Jednak po stronie pracownika stanowią przychód ze stosunku pracy i podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz oskładkowaniu, chyba że są finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i spełniają warunki zwolnienia. Bony przekazywane kontrahentom jako prezenty o charakterze reprezentacyjnym – np. drogie karty podarunkowe wręczane w celach wizerunkowych – mogą zostać zakwestionowane przez urząd skarbowy jako niestanowiące kosztu uzyskania przychodu na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

Niewykorzystane bony – co z przychodem i VAT?

Gdy bon nie zostanie zrealizowany przez klienta, emitent staje przed pytaniem o podatkowe skutki tego zdarzenia. W przypadku bonów MPV, które nie zostały zrealizowane, nie powstaje obowiązek podatkowy w VAT – ponieważ nie doszło do dostawy towaru ani świadczenia usługi. Natomiast kwota otrzymana za bon, która nie zostanie nigdy rozliczona w zamian za towar lub usługę, może stanowić przychód podatkowy emitenta – w momencie, gdy roszczenie klienta o realizację bonu wygaśnie lub przedawni się. Termin przedawnienia roszczeń z tytułu bonów powinien być wyraźnie określony w regulaminie ich wydawania, co pozwala precyzyjnie ustalić moment ewentualnego przychodu podatkowego.